چگونه به نگه داشتن ایمیل خود را از گرفتن خارج از کنترل

ماندن در بالای ایمیل خود را می تواند طاقت فرسا و وقت گیر و خسته کننده است. آن را سخت به سخت بازپرسی کردن از تعداد زیادی از ایمیل های خوانده نشده. و به همین دلیل آن را آسان به نگه داشتن چک کردن خود را ثابت هجوم پیام -- در هزینه از دیگر وظایف است.

من چندین حساب ایمیل و مبارزه من با نگه داشتن که خوانده نشده شمارش پایین. بنابراین من برخی تحقیقات و وارد مشاوره در مورد چگونه من می تواند بهتر در مدیریت صندوق پستی من. در اینجا برخی از راهنمایی های مفید که من پیدا کردم برای ساخت صندوق پستی خود را راحت تر به دسته صرف کمتر زمان در برخورد با ایمیل و مطمئن شوید که شما فراموش نکنید که برای پاسخ به یک پیام مهم است.

آیا چک کردن همه ایمیل های خود را به عنوان آنها در آمده

پس از ایمیل های زمین در صندوق پستی خود را در طول روز آن را آسان برای دریافت پریشان آنها را حتی زمانی که شما در وسط چیزی مهم است. به جای خواندن هر یک به عنوان به زودی به عنوان شما آن را در کنار برخی از زمان هر روز برای رفتن را از طریق ایمیل های شما و پاسخ. اگر شما لازم نیست به در مواظب برای ایمیل های مهم یا اطلاعیه ها برنامه در چند دوره های کوتاه مدت در طول روز ایمیل خود را چک کنید. دیگر از آن ماندن در خارج از صندوق پستی خود را.

آن را نیز ایده خوبی است به برنامه دیگر تکه از زمان یک بار در هفته یا هر چند روز به انجام برخی بیشتر سنگین صندوق سازمان مانند ساخت و با استفاده از پوشه ها و برچسب ها و ارسال آن ایمیل های طولانی تر.

اگر شما هنوز هم خودتان را سرگردان به برنامه ایمیل خود را, شما همچنین ممکن است بخواهید برای خاموش کردن اعلانهای ایمیل نگه دارید که ایمیل برنامه بسته شده و مطمئن شوید که شما را به سمت چپ صندوق پستی خود را باز کنید در برگه دیگری.

شما لازم نیست که برای پاسخ به همه آنها را بلافاصله

هنگامی که شما در حال انجام یک خود را به طور منظم صندوق پستی چک تنها در برخورد با کسانی که ایمیل است که می تواند به کار گرفته شود به سرعت. اگر یک ایمیل نیاز به یک پاسخ سریع باز و جواب آن را به عنوان شما را از طریق پیام های خود را. اما اگر آن را به زمان بیشتری نیاز دارد را کنار بگذارند که زمان به آن پاسخ بعد. شما می توانید برچسب های کسانی که ایمیل قرار داده و آنها را در یک پوشه خاص و یا استفاده از ویژگی چرت زدن به دریافت ایمیل در یک زمان مناسب تر.

ایجاد بخش های متعدد و یا پوشه ها در صندوق پستی خود را

استفاده از پوشه های مختلف برای ذخیره ایمیل های خود را. این را می توان بر اساس اهمیت و ضرورت, چه مدت طول می کشد تا به آنها رسیدگی یا انواع اقدامات آنها نیاز است. جیمیل به طور پیش فرض از tabbed طرح و چشم انداز متمرکز صندوق می تواند کمک به فیلتر کردن هرزنامه ها و ایمیل های تبلیغاتی و آن را آسان تر برای پیدا کردن و چک کردن ایمیل های مهم. در Gmail شما همچنین می توانید طرح را تغییر دهید به طوری که ایمیل های خود را طبقه بندی شده اند به بخش های مختلف و شما می توانید انتخاب کنید چه چیزی این بخش هستند. به طور مشابه, چشم انداز اجازه می دهد تا شما را به سازماندهی ایمیل خود را به گروه های سفارشی.

استفاده از فیلتر قوانین و برچسب

فیلتر و قوانین مستقیم ایمیل های دریافتی را به پوشه های خاص. آنها می تواند کمک به شما صرفه جویی زمان و مطمئن شوید که توجه خود را متمرکز شده است مهم ترین ایمیل. برچسب ها همچنین می تواند یک راه خوب برای سازماندهی و کمک به شما پیگیری ایمیل خود را با اجازه دادن به شما مرتب کردن بر اساس پیام های خود را با تگ های مختلف به جای استفاده از پوشه ها.

قالب

گاهی اوقات شما را تا پایان مشابه ارسال ایمیل بارها و بارها. به چیزهای ساده تر شما می توانید قالب ایمیل و استفاده از آن برای ارسال ایمیل بنابراین شما لازم نیست که به نوشتن ادامه همان پیام و بیش از بیش. شما همچنین می توانید با استفاده از ابزار مانند Gmail هوشمند آهنگسازی و پاسخ هوشمند برای کمک به نوشتن ایمیل سریعتر.

لغو

لغو اشتراک از لیست پستی و ایمیلهای تبلیغاتی. از طریق خبرنامه خود را و مطمئن شوید که شما تنها امضا برای آنهایی که شما در واقع به عنوان خوانده شده و حذف هر گونه شما را خوانده نشده به تازگی. همچنین, مطمئن شوید که برای لغو اشتراک از هر رسانه های اجتماعی به شما هشدار لازم نیست. (شما ممکن است نیاز به مراجعه به حساب های رسانه های اجتماعی' تنظیمات برای تغییر این خاموش.) متناوبا, شما می توانید با استفاده از یک حساب ایمیل جداگانه برای ایمیل های تبلیغاتی و نگه داشتن ایمیل های مهم خود را بر روی اصلی خود را حساب.

قطع, گروه, ایمیل, شما لازم نیست

اگر شما دریافت CC می خواهم در یک مکالمه شما واقعا نمی نیاز به به روز می شود و یا شما در یک پاسخ-تمام موضوع ایمیل شما می توانید قطع این است که موضوع برای جلوگیری از گرفتن تمام پاسخ. برای انجام این کار, باز کردن هر پیام در این موضوع کلیک بر روی سه نقطه به سمت بالا و گوشه سمت راست صفحه (بالای خط موضوع) را انتخاب کنید و "لال" از منوی کشویی گزینه های در Gmail و یا "چشم پوشی" اگر شما با استفاده از چشم انداز.

لازم نیست خود را به صندوق پستی خود را به انجام لیست

ممکن است وسوسه انگیز به علامت گذاری ایمیل به عنوان "خوانده نشده" به عنوان یک یادآوری برای پاسخ به آن (من قطعا از این گناه) و یا به دلیل آن را شامل یک وظیفه شما نیاز به تکمیل اما این نیز می تواند درهم و برهمی صندوق پستی خود را. نگه داشتن یک جداگانه to-do list (وجود دارد بسیاری از برنامه های موجود برای آن و یا شما می تواند با استفاده از یک پایه یادداشت و یا sticky notes app) و یا قرار دادن آن در یک پوشه خاص. اگر شما با استفاده از جی میل شما می توانید با استفاده از گوگل کار برنامه های جانبی توسط سمت با صندوق پستی خود را فقط با کلیک بر روی کوچک "نشان می دهد پانل سمت" فلش در پایین سمت راست گوشه صفحه نمایش را انتخاب کنید و وظایف آیکون وجود دارد.

آن را یک ایده خوب به لیست های جداگانه در حال اجرا است که شما می توانید به روز رسانی با موارد از ایمیل های خود را. برای مثال اگر شما ایمیل حاوی لینک به مقالات شما می خواهید به عنوان خوانده شده هنگامی که شما زمان بیشتری شروع به خواندن لیست — فقط نمی نگه داشتن آن در صندوق پستی خود را.